Cerca de 50 servidores da Secretaria de Estado de Meio Ambiente (Sema) participaram nesta quinta-feira (02.06) do curso de Gestão em Documentos. A proposta do curso é orientar os servidores sobre os trâmites dos documentos desde o protocolo até seu destino final para alcançar maior eficiência e agilidade nos serviços prestados à população. O próximo curso voltado para este tema será promovido em outubro.
De acordo com a coordenadora de Apoio Logístico da Sema, Alessandra Moreira Itacaramby, ao ser protocolado na secretaria os documentos passam por vários setores e é necessário que esses setores entendam a importância da gestão adequada dos processos. “Muitas pessoas são envolvidas em um só documento e isso requer atenção e cuidado para saber instruir a demanda de maneira a garantir e eficiência, celeridade e a transparência do serviço”.
A coordenadora de gestão de documentos da Superintendência de Arquivo Público da Secretaria de Estado de Gestão (Seges), Lucineide Alves Ferreira, que conduziu o curso, explicou aos alunos sobre a origem e a funcionalidade do sistema de protocolo e arquivo que é baseada no Decreto Estadual n° 1.654/1997, que institui essa atividade em Mato Grosso, e no Decreto n° 5567/2002, que aprovou o manual de gestão de documentos do Poder Executivo do Estado. “Não tem como fugir, todos os documentos oficiais precisam ser protocolados. Esse é um método de atendimento e resposta a solicitação do cliente do órgão”.
Lucineide explicou que, depois de receber o documento, o servidor ou o setor responsável precisa identificar o ciclo de vida desse processo, ou seja, qual é a situação dele atualmente. “É importante que a secretaria deixe claro o prazo de guarda do documento, a destinação final, se ele vai ser eliminado, arquivado, ou vai para guarda permanente tornar um documento probatório, de pesquisa ou histórico cultural”.
Ela ainda orientou que o Sistema de Protocolo Estadual precisa ser alimentado constantemente para que o servidor dê mais transparência ao trabalho, otimizando o tempo de retorno ao proprietário da demanda. “Assim, o solicitante vai poder acompanhar o andamento do seu processo pelo sistema, sem precisa ir ou ligar na secretaria”. Lucineide também descreveu a administração adequada dos processos, os conceitos básicos e instrumentos técnicos, o código de classificação de documentos, formulários para procedimentos, e como operacionalizar o Sistema de Protocolo Estadual.
A assistente técnica do meio ambiente, Priscila Castrilon, veio da regional da Sema do município de Cáceres (a 218,1 km da capital) para participar do curso e avaliou a iniciativa da secretaria positivamente porque ela sempre teve dificuldade para administrar os documentos que chegam em sua unidade. “A gente fica afastada da sede da Sema, essa aproximação é muito importante para mim, pois tenho muitas dúvidas quanto ao tema e às vezes tenho problemas que não consigo resolver sozinha e com esse curso pude entender com riqueza de detalhes como administrar os processos que a regional atende”.
Christiane de Freitas também veio de longe para fazer a capacitação. Ela saiu de Confresa (a 1.013,1 km de Cuiabá) e não se arrependeu. “A formação vem em primeiro lugar. Só vou ofertar um trabalho de qualidade se eu tiver conhecimento e sem dúvida vou levar tudo que aprendi para meus colegas da regional”.
